Organiser un événement en période de crise sanitaire.

Mis à jour : sept. 21

Depuis le début de l'épidémie, le secteur de l'événementiel est durement touché, ça tout le monde le sait. Nous avons dû faire face à des reports voire des annulations d'événement et cela ne va pas en s'arrangeant.

En effet, de nombreuses préfectures durcissent les mesures à respecter pour la tenue d'un événement et ce n'est qu'une question de temps avant que la région Rhône Alpes ne soit, elle aussi, soumise aux mêmes restrictions. Depuis quelques semaines, le nombre de cas et de départements en vigilance sanitaire ne cesse d'augmenter.

Malgré une reprise fébrile, les professionnels du secteur ont su mobiliser un grand nombre de moyens pour permettre aux événements d'avoir lieu.


A travers les prochaines lignes, nous allons tenter de vous expliquer comment organiser un événement en période de crise sanitaire, les bons gestes à adopter et comment nos partenaires se sont, eux aussi, adaptés à la situation.


1. Les mesures à adopter en amont de l'événement.


Il est important de bien préparer la venue des participants. Penser aux gestes barrières et anticiper les besoins pour le jour J. C'est comme cela que chaque lieu auquel nous faisons appel a adapté sa capacité d'accueil afin de pouvoir respecter les distances sociales. Nos prestataires ont, eux aussi, adapté leur système de fonctionnement afin d'allier efficacité, service de qualité et protection de chacun. Enfin, nous ne saurions que conseiller un test de dépistage de chaque participant quelques jours avant l'événement, afin de pallier à tous les risques.


A noter que pour le moment, en région Rhône Alpes, les événements sont limités à 5000 participants.

MAJ 21/09 : Suite aux dernières mesures prises par le préfet du Rhône, les grands événements sont limités à 1000 personnes.


2. Les mesures à adopter pendant l'événement.


Afin de limiter au maximum les risques de contamination le jour J, nous avons mis en place un maximum de mesures :

- À l'arrivée de chaque participant, le lavage des mains est obligatoire.

- Le savon et gel hydro-alcoolique sont en libre service un peu partout sur le lieu de l’événement.

- La distanciation sociale d'un mètre en intérieur sera respectée

- Des masques « grand public » sont imposés à l’ensemble de nos équipes et des participants.

- Nos équipes sont équipées de désinfectant pour laver systématiquement les zones les plus touchées durant l'événement, notamment les parties communes.


3. Les mesures adoptées par nos partenaires.


Prenons l'exemple de nos traiteurs : le port du masque et des gants, la limitation du personnel présent sur les événements ainsi que le respect des distances sociales sont devenus obligatoires pour les serveurs et cuisiniers en contact avec les convives. Il en est de même pour les lieux de réception et pour les prestataires "activités".

Cette nouvelle situation sanitaire provoque de profonds changements dans la gestion et la tenue des événements. Il faut maintenant arriver à composer avec celle-ci et tout mettre en œuvre pour limiter au maximum la propagation du virus. Ce n'est pas pour autant que les événements doivent s'arrêter, bien au contraire.

Les événements sont encore le meilleur moyen d'apporter un peu de gaîté en cette période troublée, de se réunir et de partager des moments uniques.


Pour les plus fragile d'entre vous, chers lecteurs, beaucoup de nouveaux moyens de vivre les événements ont été mis en place dès le début de cette crise.

En effet, un bon nombre d'entreprises ont pris un virage vers le digital ou vers le présentiel distanciel. De la digitalisation des réunions via les systèmes Zoom ou Skype en allant jusqu'à la réalisation de salon complet de manière virtuelle, c'est tout un nouveau panel de prestations qui s'offre à vous.

Ces nouveautés ont permis à la fois aux événements de se maintenir et de se développer. C'est le cas du salon Sustain 2020 réalisé par Ecovadis. Ce salon dédié aux achats écoresponsables accueille habituellement 700 personnes. L'édition 2020 a reçu 1600 visiteurs venant de 57 pays différents. Cette édition est encore en ligne et accessible à tous.

De même, la prestation live du rappeur Travis Scott sur le jeu vidéo « Fortnite » ayant rassemblé plusieurs millions de personnes restera dans les mémoires comme un véritable tournant dans la façon de consommer l’événement.


En conclusion, que vous ayez envie de faire un événement physique ou de ne prendre aucun risque en le digitalisant, nous avons une solution pour vous.

N'hésitez donc pas à nous contacter



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