• Thomas Merel

Prévoir l'imprévisible

Un événement est un assemblage de compétences et de matériel qui donnent vie à une expérience. Pour que celle-ci soit la plus inoubliable possible, il faut que toutes les pièces s'imbriquent parfaitement, comprenez que chaque acteur réalise sa mission à un instant T sans accroc.

Mais comme un pépin ça arrive même aux meilleurs, il faut pouvoir rebondir et réagir rapidement pour que le show puisse continuer, c'est ce que l'on appelle « prévoir l'imprévisible », ou maîtriser les risques.

Nous allons vous donner dans cet article les clés pour prévoir au mieux l'imprévisible.


1. Établir une liste et prioriser les risques


On a tous dans notre entourage cette personne qui pense toujours au pire scénario. Lorsque vous êtes responsable de l'organisation d'un événement, vous devez devenir cette personne ! Vous allez devoir imaginer les pires cas de figure, les répertorier et imaginer comment vous pouvez remédier à ces cas aussi bien en amont qu'en dernière minute.

Vous pouvez classer ces risques selon leur nature :

  • Financière : Nous rangerons ici tout ce qui est lié aux suppléments, dépassement d'horaire ou bien un manque de budget...

  • Humaine : Tout ce qui a trait à l'Homme sur un événement : retard d'un prestataire ou d'un intervenant, un invité ou un membre du staff est soûl, une bagarre éclate...

  • Temporel : Tout ce qui est lié à une question de timing : mauvaise estimation d'un délai de livraison...

  • Technique : Tout ce qui implique le matériel nécessaire au bon déroulement de l'évènement : un projecteur qui tombe en panne, une coupure d'électricité, le micro ne fonctionne pas...

  • Environnementale : Tout ce qui est en lien avec la météo, le climat social : grèves, météo capricieuse...

  • Juridique : Tout ce qui a trait à la loi : un fournisseur fait faillite, un barnum tombe et blesse quelqu'un...

  • Organisationnelle : Tout ce qui est lié aux fondamentaux de l'entreprise client ou organisateur : changement de direction, de politique de l'entreprise…

Une fois que vos risques sont répertoriés, il faut évaluer l'impact qu'ils auront sur votre événement et l'urgence avec laquelle il faudra traiter chacun d'eux.



2. Prioriser et hiérarchiser


Il y a donc deux critères à prendre en compte, la probabilité que cet imprévu arrive et son impact sur l'événement : cet imprévu peut-il être fatal pour le bon déroulement de l'événement ?


Plus l'impact sur l'événement sera grand, plus il empêchera potentiellement l'événement de se tenir. Par exemple : une pandémie telle que celle de la COVID 19 a forcé un très grand nombre d'événements à être décalés dans le temps, voire à être annulés pour cette année.


Plus la probabilité sera élevée, plus l'imprévu a de chances de se produire.

Par exemple, un micro qui ne fonctionne pas car la batterie ou les piles sont HS est un problème récurrent dans le monde de l'organisation d'évènement.


Il faut donc impérativement l'anticiper. L'objectif est d'identifier les risques à fort impact et à forte probabilité pour pouvoir, en amont, trouver des solutions et prévoir le matériel nécessaire à leurs résolutions.



3. Trouver des solutions


Le chargé de projet sur un événement est là pour trouver les parades à ces imprévus. Chaque chef de projet possède sa « boîte à outil de l'organisateur ». Cette boîte à outil sert à résoudre les petits aléas de faible impact et de forte probabilité. Dans cette boîte, vous trouverez quasiment tout le temps du gaffeur, des cutters, des piles, des tournevis, un marteau, des mouchoirs, une ou plusieurs rallonges électriques, des colliers de serrage... Cette boîte s'enrichit avec l'expérience et permet de réagir très vite à de petites situations sans gravité.

Concernant les autres éventualités, il est important de les prévoir en amont et ainsi de mettre en place deux types d'action : préventives et correctives.


Les actions préventives permettent de limiter les risques et les actions correctives servent, comme leur nom l'indique, à pallier à un incident dès lors qu'il survient.


Les actions préventives se réalisent en amont et permettent de retirer certains risques de l'équation. Par exemple : pour éviter la chute d'un participant ou d'un membre de l'équipe technique, vous pouvez scotcher les câbles d'alimentation électrique en hauteur ou au sol ou dans le meilleur des cas, prévoir un passe câble.

Les actions correctives sont des actions rapides et efficaces à mettre en application immédiatement à partir de la détection d'un incident. Par exemple, en plein discours, le micro du président se coupe... Pas de panique, apportez-en un qui fonctionne, avec des batteries pleines, ou faites un rapide changement de piles.


Le plus important est de détecter en amont ces éventualités pour pouvoir réagir rapidement lorsqu'elles surviennent. Non seulement le show pourra ainsi continuer mais vous passerez pour un sauveur !


Les risques sont très souvent les mêmes d'un événement à un autre. Même si chaque événement comporte son lot d'imprévus, beaucoup peuvent être rectifiés rapidement grâce à l'anticipation. Pour gagner du temps, nous vous conseillons de répertorier dans un document les risques et les actions préventives et correctives à apporter. Ainsi, inutile de les réécrire à chaque fois et tout sera centralisé au même endroit.

Pour vous aider, on partage avec vous notre astuce ici.

Sachez qu'il y aura toujours des éléments que vous n'aviez pas prévu ou qui nécessitent des actions correctives de crise. Le tout est de pouvoir y faire face calmement et toujours avec le sourire :)


Pour vous permettre de profiter de votre événement, vous faire gagner du temps et de l'argent, n'hésitez pas à faire appel à une agence événementielle.